Nasza pracownia specjalizuje się w projektowaniu sklepów sieciowych, co w praktyce oznacza, że ponad 90 procent naszych realizacji mieści się w centrach handlowych. Od lat obserwujemy, jak zmieniają się wymagania zarządców tych obiektów i jak przekłada się to na działalność najemców.

Według naszego doświadczenia najemca powinien szczególnie zwrócić uwagę na kilka obszarów, w których wymogi centrum mają duże znaczenie dla budżetu i kształtu inwestycji:

1. Konieczność zlecenia prac firmom wyznaczonym przez centrum handlowe, szczególnie w zakresie instalacji przeciwpożarowych

2. Konieczność uwzględnienia specyficznych wytycznych centrum co do wyposażenia sklepu oraz formy witryny

3. Procedury administracyjne związane z otwarciem sklepu w danej galerii.

Zalecamy, aby całokształt tych kwestii omówić z doświadczonym projektantem przed podjęciem ostatecznych decyzji inwestycyjnych. Często okazuje się, że koszt otwarcia placówki jest znacznie wyższy od planowanego właśnie z powodu z pozoru niewinnych zapisów w umowach najmu. W dalszej części postaramy się przybliżyć te kwestie bazując na dużej bazie opracowanych przez nas projektów.

Ad 1.

Jak prace wykonywane przez centrum handlowe wpływają na budżet otwarcia sklepu

We wszystkich centrach handlowych instalacje służące zapewnieniu bezpieczeństwa pożarowego są obsługiwane przez właściciela obiektu. Prawie zawsze w skład tych instalacji wchodzą trzy systemy: tryskacze, system sygnalizacji pożarowej (SSP) oraz dźwiękowy system ostrzegawczy (DSO). Nie wchodząc w szczegóły techniczne każda z tych instalacji musi być dostosowana do aranżacji najemcy, jeśli tylko w toku prac zmieniają się w jakikolwiek sposób sufity albo układ ścian. Tańsze będą zawsze sklepy z otwartym sufitem. Pod sufitem podwieszonym musimy zawsze wykonać dodatkowy poziom tryskaczy i czujek, którego koszt ponosi zawsze najemca.

Co ciekawe, niektóre z tych kosztów potrafią różnić się między centrami... pięciokrotnie. Idealnie, jeśli w umowie zawarte są ceny ryczałtowe za nowy punkt: tryskacz, czujkę i głośnik. Jeśli ceny jednostkowe nie są dostępne dobrze jest doprecyzować zakres prac i stawki obowiązujące w obiekcie. Z naszej praktyki wynika, że zarządcy centrów handlowych często próbują przerzucić na najemców koszt aktualizacji swoich systemów czy to przez rozbudowę górnego poziomu tryskaczy (należącego do centrum) czy to przez wymianę czujek na nowszy model zgodny z wprowadzanym BMSem.

BMS zresztą, czyli system inteligentnego zarządzania budynkiem, jest kolejnym polem do generowania kosztów. Zarządca obiektu liczącego kilkadziesiąt albo kilkaset lokali musi mieć możliwość zdalnego monitorowania działania instalacji i zużycia mediów w każdym sklepie. Dlatego urządzenia klimatyzacyjne oraz często systemy ochrony pożarowej są „wpięte” we wspólny BMS. Aby to wpięcie było możliwe konieczny bywa zakup odpowiednich modułów i rekonfiguracja całego układu.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że prace przy instalacjach zarządzanych przez centrum mogą być wykonane jedynie przez firmy autoryzowane przez galerię. Dlatego jako przedstawiciele najemcy zwykle mamy związane ręce i musimy zamówić prace nawet jeśli ich wycena rażąco odbiega od standardów rynkowych. Właściwym momentem na zabezpieczenie interesu najemcy jest dokładna analiza na etapie negocjowania umowy najmu.

Dla naszych klientów trudne jest wniknięcie we wszystkie powyższe kwestie techniczne, dlatego doceniają oni profesjonalnego partnera, którym jest OTOMI. Nasza pracownia ma praktykę projektową we wszystkich najważniejszych polskich centrach handlowych i z góry możemy przewidzieć, gdzie czego należy się spodziewać w zakresie kosztów instalacji budynkowych.

Ad 2.

Jak wytyczne centrum handlowego wpływają na kształt sklepu

Prawie każde centrum handlowe opracowuje własny zbiór wytycznych, jak powinny wyglądać lokale w danym obiekcie. Najczęściej ograniczeniom podlega witryna albo bardziej ogólnie strefa kontroli projektowej, która typowo sięga na ok. 1,50m wgłąb lokalu od linii najmu.

Zwykle mamy tu do czynienia z jednym z dwóch podejść: wynajmujący albo chce, żeby sklepy miały maksymalnie ujednolicone witryny albo wręcz przeciwnie- by różniły się maksymalnie. Pierwsze podejście jest bardziej typowe dla factory outeltów i tańszych galerii, drugie dla obiektów prestiżowych. Mimo wszystko nawet to drugie podejście nie oznacza, że łatwo nam będzie wdrożyć koncept naszej sieci. Typowe ograniczenia polegają na narzucaniu wysokości cokołów, stopnia przezierności witryny czy też ekspozycji materiałów w witrynie, szczególnie w formie wideo. Często bywa, że centrum narzuca konieczność wycofania linii wejścia od linii najmu. Takie cofnięcie rzadko z kolei bywa zgodne z konceptem. Rzadko też jest ono uzasadnione z punktu widzenia najemcy, któremu zależy na jak najbardziej efektywnym zagospodarowaniu powierzchni. Dlatego idealnym rozwiązaniem jest, gdy przykład witryny wg standardu marki jest załączany do umowy najmu. Tylko takie podejście rozwiązuje wszelkie wątpliwości na korzyść najemcy. Można też dodać, że na tym etapie centrum handlowe jest znacznie bardziej skore do kompromisu.

Bywa też, że centra zabraniają niektórych popularnych rozwiązań- otwartego sufitu albo betonowej posadzki. Mimo że mamy dobre doświadczenia z negocjacji w takim zakresie, to jednak tu też zdecydowanie zalecamy umieszczenie odpowiednich zapisów już w umowie najmu.

Kolejną kwestią są specyficzne wymagania techniczne galerii. Obserwujemy tendencję, że coraz częściej w przypadku nowych obiektów wymogi w zakresie bezpieczeństwa pożarowego albo zabezpieczenie potrzeb higienicznych idą dalej niż wynika to z ogólnych przepisów budowlanych.

Częstym polem nieporozumień są pomieszczenia zaplecz sklepowych. Oczywiście trzeba w nich zachować przepisowe przejścia rzędu 80-90cm, co z punktu widzenia wielu najemców jest zbytkiem. Ale, co już nie każdy bierze pod uwagę, coraz częściej limitowana jest wysokość składowania. W skrajnym przypadku spotkaliśmy się z zapisem o maksymalnej wysokości 210cm. Oznacza to, że aby osiągnąć pożądaną pojemność musimy zwiększyć powierzchnię zaplecza o 50%. Ma to ewidentne przełożenie na dochodowość sklepu.

W przypadku małych lokali warto zwrócić uwagę na ich odległość od węzła sanitarnego. Przepisy mówią, że pracownik musi mieć dostęp do ogólnodostępnego ustępu w odległości do 75m. Jeśli nasz lokal jest bardziej oddalony od toalet, musimy zbudować własną na zapleczu. Co więcej, musi być ona wyposażona w przedsionek, w którym może znajdować się wyłącznie umywalka. Z punktu widzenia handlowego jest to strata 3 metrów kwadratowych. Niektóre centra handlowe nakładają na najemców obowiązek zapewnienia własnej toalety nawet jeśli ustępy ogólnodostępne są blisko. Nie jest to kwestia obojętna biorąc pod uwagę czynsz za 3 metry na przestrzeni 5 lat. Problem ten dotyka szczególnie najemców lokali o mniejszej powierzchni (np. do ok. 50 m2), tutaj sprawdza się czasami podpisanie porozumienia z innym najemcą w pobliżu o użyczeniu łazienki pracownikom sklepu sąsiedniego.

Centra handlowe bardzo się też różnią w zakresie systemów chłodzenia. Zwykle zakup i serwis urządzeń obsługujących lokal jest w gestii najemcy. Ale już standard instalacji- z pompami ciepła, klimakonwektorami albo jednostkami zewnętrznymi- ma duży wpływ na koszt aranżacji. Żywotność tego typu urządzeń sięga 10 lat, więc nie dajmy się zwieść- jeśli ktoś oferuje nam przejęcie działającej instalacji w centrum zbudowanym około dekady wcześniej, to mamy bardzo małą szansę, że unikniemy kosztu wymiany całego systemu.

Jak widać po powyższym pobieżnym przeglądzie koszt budowy sklepu w centrum handlowym tylko po części zależy od wdrażanego konceptu. Umiejętne podejście do tematu podbudowane solidnym doświadczeniem pracowni OTOMI pozwoli zracjonalizować koszty i uzyskać pożądany kształt lokalu.

Ad. 3.

Czego spodziewać się w zakresie procedur administracyjnych przy otwieraniu sklepu w galerii handlowej.

W typowym przypadku przy nieskomplikowanej budowie w istniejącej galerii do rozpoczęcia prac wystarcza uzgodnienie wielobranżowego projektu wykonawczego ze służbami technicznymi centrum handlowego. W praktyce projektant najemcy wykonuje projekt architektoniczno-budowlany, instalacji elektrycznych oraz sanitarnych. Następnie firmom wyznaczonym przez centrum zlecane są projekty instalacji przeciwpożarowych. Taki proces zajmuje około miesiąca, chociaż przy dobrym planowaniu można go często znacznie skrócić. Warto zwrócić uwagę, że coraz więcej centrów handlowych wprowadza tzw. obiegówki, tj. dokumenty, na których należy zdobyć poświadczenia uzgodnienia projektu od szeregu podmiotów. Najbardziej rozbudowane obiegówki wymagają około 10 podpisów i samo fizyczne ich zgromadzenie zajmuje czas. Mimo wszystko wewnętrzne uzgodnienie z przedstawicielami centrum jest rozwiązaniem najprostszym i najszybszym.

Niektóre galerie powołując się na przepisy prawa budowlanego wymagają zgłoszenia prac w urzędzie albo nawet wystąpienia o pozwolenie na budowę.

Ten pierwszy przypadek jest prostszy- wymaga wysłania okrojonego projektu do urzędu i po odczekaniu 30 dni uzyskujemy tzw. milczącą zgodę. Oznacza to, że urząd nie wydaje formalnej decyzji, jedynie nie zgłasza uwag. Mimo wszystko jeśli centrum wymaga przejścia procedury należy ją uwzględnić w harmonogramie przedsięwzięcia.

Pozwolenie na budowę jest najbardziej czasochłonną procedurą. Niewątpliwie jest ona konieczna przy znacznych zmianach: połączeniu albo podziale lokali, dodaniu antresoli, zmianie dróg ewakuacyjnych itp. Niestety bywa też, że przy prostej przebudowie w zakresie ścian działowych zarząd centrum domaga się pozwolenia na budowę. W ocenie OTOMI nie znajduje to uzasadnienia w przepisach, ale w galerii musimy uzyskać zgodę zarządcy, więc jeśli jest ona warunkowana uzyskaniem pozwolenia, to o nie występujemy. Najważniejszą kwestią z punktu widzenia najemcy jest tu czas. Urząd ma formalnie do 65 dni na wydanie decyzji. W przypadku obiektów podlegających ochronie konserwatora zabytków ten czas może się jeszcze bardziej wydłużyć. Podobne kwestie wymagają już indywidualnego rozpatrzenia, gdyż z naszego doświadczenia praktyki urzędów w różnych miastach potrafią się znacznie różnić.

Inaczej jeszcze sprawa wygląda w przypadku nowo budowanego centrum handlowego. Przykłady Bydgoskich Zielonych Arkad albo Poznańskiej Posnanii wyraźnie pokazują, jakie są obecne trendy. Każdy nowy obiekt podlega skomplikowanym procedurom odbiorowym. Aby wygospodarować czas na odbiory centra starają się zakończyć prace budowlane na około miesiąc przed otwarciem. Nie dotyczy to prostych prac dekoracyjnych (malowanie, meblowanie), ale na pewno dotyczy głównych prac budowlanych i tych związanych z bezpieczeństwem pożarowym. Należy w związku z tym brać pod uwagę, że budowa sklepu w nowym centrum będzie trwać znacznie dłużej i podlegać ostrzejszym rygorom niż obiekcie istniejącym. Niezwykle ważną kwestią jest też przerzucanie znacznej części kosztów budowy na najemców. Jak wcześniej wspominaliśmy jest normą, że np. dolny poziom tryskaczy, jako związany z aranżacją najemcy, jest przez niego opłacany. Jednak w nowych centrach pojawiają się mechanizmy, które de facto obciążają klienta kosztami też części instalacji niezbędnych do funkcjonowania budynku. Zalecamy uważną analizę wszystkich zapisów umowy, a najlepiej konsultację z doświadczonym doradcą jakim jest nasza pracownia.